Kế hoạch và các bước tổ chức hội nghị – hội thảo

Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người tổ chức cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết nhất. Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng

Bước 1: Lên kế hoạch:

• Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị – hội thảo
• Xác định mục đích yêu cầu cần đạt được
• Nội dung chương trình xoay quanh vấn đề gì
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Dự trù kinh phí thực hiện
• Chuẩn bị nội dung báo cáo chính, báo cáo khai mạc, bế mạc

Bước 2: Chuẩn bị trước khi diễn ra sự kiện:

• Truyền thông cho sự kiện
• In ấn tài liệu cần thiết
• Gửi thư mời
• Chuẩn bị hội trường, thiết bị âm thanh, ánh sáng, các loại máy móc liên quan.
• Chuẩn bị thức ăn uống ngọt (mặn), chỗ nghỉ ngơi (đối với chương trình kéo dài).
• Chuẩn bị nhân lực cho khâu đón tiếp khách, MC chương trình, người phát tài liệu

Bước 3: Công tác tổ chức:

• Đảm bảo cho chương trình diễn ra đúng theo kịch bản
• Xử lý các tình huống phát sinh nếu có

Bước 4: Sau khi kết thúc:

• Kiểm tra và đánh giá sự thành công của hội nghị
• Rút kinh nghiệm tổ chức.